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平凉市蓝天助学志愿者协会助学部工作制度
平凉市蓝天助学志愿者协会助学部工作制度
2019.10.6修订
    蓝天助学志愿者协会助学部主要负责贫困学生信息(资料审核、录入、更新)管理;资助人信息(注册审核、汇款通知、汇款登记、学生信息变更等)管理;协助志愿者进行助学活动;汇款信息的反馈工作;制定资助对象及资助标准的相关制度。
    助学部下辖资料审核组、资料录入组、信息反馈组三个工作小组。三个小组之间积极沟通、密切配合,使助学工作顺利进行。
    成员:全体走访、有反馈权限的志愿者
 
助学部各小组工作细则
 
   自愿加入助学部的志愿者必须拥护蓝天助学志愿者协会的章程,严格执行会员大会的各项决议,自觉遵守助学部的各种规章制度。
一、资料审核组:
   初审:志愿者中心指定专人负责,审核提交的申请书及基本资料,在48小时内作出是否通过决定,不通过告知提供资料者原因,通过后方可安排走访。走访调查表格、走访手记要求一律采用world电子版。连同命名好的照片压缩后传给志愿者中心专人,确认无误后交助学部复审专人。
(1)走访调查表的审核:
1.除走访手记一栏外,看其他信息是否填写完整、准确,填写不完整的,视为不合格,退回让走访志愿者重新填写
2. 班主任、校长、调查人员除了姓名外还要看是否留下了电话号码。除校长不做强制性要求外,班主任和调查人员真实姓名和电话号码必须齐全 缺一不可。
3. 家庭成员(按户口本除学生本人)都要写上,结合采集的照片和走访手记看能否对应上。对于不对应的家庭成员状况必需在走访手记中体现。健康状况不允许只写“残疾”或“有病”等模糊字眼,必须写清残疾类别和等级,没有残疾证需注明“未领证”。(如:肢体一级残疾、智力二级残疾等)患有疾病的必须写清病名。(如:心脏病、脑溢血、右小腿粉碎性骨折等)。
4.一个家庭的劳动力状况是判断学生是否需要进行资助的最重要的依据,如果一个家庭有两个或两个以上健康劳力,又没有其他重大不幸事件或重大疾病发生,则该家庭学生不在蓝天助学资助范围内。特别是夫妻双方都健康,仅仅因为违反国家计划生育政策多生了孩子而导致贫困的,一定要遵守“助学不助困”的助学宗旨,坚决不予资助。
5.家庭地址和学生收款的学校地址必须要写的非常详实,邮编不能空缺,(如:甘肃省平凉市崆峒区安国乡大庄村窝子社  744019;甘肃省平凉市崆峒区安国乡青龙小学三年级一班 744019)。家庭收入及经济来源对于农村家庭主要有两部分,纯农业收入和家庭成员打工收入,审核时看走访志愿者是否写清楚。财产概况主要看住房状况、耕地状况、家畜状况、农业机械、家用电器等。(如:砖木结构房屋 间、土木结构房屋 间  窑洞 孔;耕地 亩 其中川地 亩、山地 亩;耕牛  头  猪  头  鸡  只;农用拖拉机  辆;电视机  台、洗衣机  台  电冰箱  台等)
6. 学费及相关说明:九年义务教育阶段学生费用是全免的。看是否填写了“无”,看幼儿园和高中学生每一项费用是否写清楚了。(如:学费 元/学期,杂费 元/学期,住宿费  元/学期等)。是否需要帮助生活费:主要看是否按新的资助标准填写(1--6年级每人400元/学期;7-9年级每人600元/学期;高中每人1000元/学期)。
7. 学生自述小学生可免写,初、高中生要求必须学生本人填写,班主任评语:写该生本学期最近一次的考试成绩和班级排名即可,要求学生成绩处在所在班级中上,对于学习成绩差,但家庭情况确实比较特殊的孩子,由审核组成员表决,按少数服从多数进行落实。
2)走访采集照片的审核:
1. 至少拍摄5张能准确、清晰反映受助学生家庭衣、食、住、行等方面情况的照片。(学生单人照、家人在屋子里、家人在院子里、义工与家人在大门口、厨房一角)。
2. 除学生本人照片外其它照片尽可能取远景,把人物尽可能的放小,尽量多的囊括屋子里、院子里、大门口、厨房等特定地点的景物和物品,让资助人通过看这些照片能够真实地了解家庭全貌。
3. 严禁弄虚作假,摆拍。特别要对避开好的物品和建筑,只拍摄差的物品和建筑的现象加强审核力度,如果由于空间限制等原因无法拍到全景,审核人员要以相对较好的物品和建筑为审核对象,如果照片中反应了好的物品和建筑,可以按合格通过审核,如果避开好的只反映差的,则坚决不予通过。
4. 如有残疾、患大病家庭可拍家人的残疾证、医治证明等。学生学习获奖的奖状,学习场景也可适当拍摄。可拍摄学生近期的考试试卷。
5.对于除学生本人照片外其它照片采集时没有取远景,整张照片只有人物,没有其他面貌的,审核坚决不予通过,通知志愿者管理中心或走访志愿者重新采集照片。
6.照片中义工及家庭成员必须衣冠整齐,严禁拖鞋、赤膀等出现在照片中。
3)走访手记的审核
1.每个学生的走访手记不少于500字(含500字),少于500字的审核坚决不予通过。要求走访志愿者重新书写走访手记。
2. 审核人员按照记叙文的要求对走访手记进行审核,严格按照记叙文的六要素(时间、人物、地点、事情的起因、经过、结果)对走访手记进行全面把关,手记中六个要素缺一不可,
3.对走访志愿者的文采不做要求,但要求走访志愿者把语句写通顺,把学生家的实际情况交代清楚,通过阅读走访手记能够清楚的获取学生家发生了事件,该学生继续上学面临那些困难等,以便爱心人士做出正确的判断,对处在困境中的学生进行最需要和最及时的帮助。
 
   复审:助学部指定专人负责,审核志愿者走访填写的调查表、采集的照片和走访手记等是否真实及符合标准。审核:各部门指定一人,共6人组成,由助学部提交走访学生资料在审核组内进行公示,48小时无意见或建议则视为同意,形成共识后24小时内由助学部专人交录入组上传资料。
 
审核组不定期组织人员采取各种形式对各地志愿者走访的学生信息进行核实,如若发现有虚假信息,核实人员要第一时间将真实情况反馈给助学部,由助学部提交管理层召开会议共同商讨解决办法。最后在少数服从多数的基础上拿出统一的处理意见,从而树立协会在广大爱心人士中的权威性。
 
二、资料录入组
(1)录入组成员必须由经过系统培训,有一定的计算机操作、维护能力,有较强的组织纪律性且有一定时间从事系统后台工作的志愿者组成。在收到资料后一般要求48小时内完成录入。
(2)录入组成员录入的学生信息必须是由审核组通过,助学部专人提供的,其他志愿者提供的学生信息录入组成员不得擅自录入。严禁未经审核组通过的任何学生信息录入网站。
(3)录入组成员对系统后台的所有学生信息要做到绝对保密,没有协会管理组的授权,不得私自泄露给任何个人和组织。为了防止黑客入侵给我们的助学工作造成没必要的损失,录入组成员要养成良好的工作习惯,录完资料后及时退出系统后台及网站。
(4)录入组成员对审核组通过且助学部专人提供的学生信息应及时进行录入,不得延误。以免造成学生信息的积压。如果因工作忙碌或其他原因近期没有时间录入的,应及时报告给录入组组长,安排有时间录入的人员来完成。
(5)录入组成员在录入过程中,录入学生编号后应立刻保存并对该信息进行隐藏,以免同时进行信息录入的志愿者重复使用同一个编号。录入的过程中如果学生信息不清楚的,应及时和走访志愿者联系进行核实,待核实清楚了再进行录入。每做完一个学生资料,录入志愿者必须对该学生所有信息从头至尾再详细核查几次,在确保没有任何错误的前提下,再把隐藏的学生信息从系统后台放出来。
三、信息反馈组
    助学信息的反馈工作采取“谁走访谁反馈”的原则,由全体走访和有反馈权限的志愿者共同配合来完成。走访志愿者应该通过各种形式的联络方式随时跟踪自己走访的学生,把学生最新的情况如实反馈给爱心人士。特别是开学后学生资助款的反馈,要求走访志愿者必须从思想上高度重视,行动上务求实效,在开学一周内务必提供出自己走访学生的相关更新资料,并随时关注网站上的资助情况,一旦自己走访的学生收到了助学款,要及时在网站上进行反馈,如果自己没有反馈权限,要及时告诉有反馈权限的志愿者进行反馈。如果有走访志愿者在资助款发出后7天以内没有反馈学生助学款是否收到的情况,则由信息反馈组组长主动联系走访志愿者,提示他尽快落实学生的助学款是否收到,并及时在网站反馈,最长不超过15天。
    对于通过邮局汇款的,汇款后财务部告知助学部,助学部第一通知相关走访人员,及时跟进,汇款后半个月没有收到汇款单的及时反馈回来,跟邮局沟通,汇款单收到后提醒家长及时取款,以免造成退款。
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